1. Administrator danych
Administratorem danych osobowych jest OrangeMedica, lek. Marcin Grzebyk, ul. gen. Augusta Emila Fieldorfa „Nila” 10, lok. 317, 03-984 Warszawa, NIP: 727-249-73-14 („Administrator”, „Organizator”).
Kontakt w sprawach danych osobowych: info@longecamp.pl oraz +48 500 231 898. Administrator nie wyznaczył inspektora ochrony danych, o ile odrębny komunikat nie stanowi inaczej.
2. Kogo i jakich danych dotyczy Polityka
Polityka dotyczy osób odwiedzających stronę, wysyłających zapytania, dokonujących rezerwacji lub płatności, uczestników campu, ich przedstawicieli oraz osób utrwalonych na materiałach fotograficznych lub filmowych.
- dane identyfikacyjne i kontaktowe, w szczególności imię, nazwisko, e-mail, telefon i adres rozliczeniowy;
- dane rezerwacji, płatności i faktury — pełne dane karty obsługuje operator płatności;
- treść korespondencji, zgłoszenia, reklamacje i historię kontaktu;
- ograniczone informacje o diecie, alergiach, przeciwwskazaniach lub potrzebach organizacyjnych;
- wizerunek, głos oraz informacje utrwalone na zdjęciu lub nagraniu;
- dane techniczne, np. adres IP, data zdarzenia, typ urządzenia, logi bezpieczeństwa i informacje cookies.
Nie należy przesyłać dokumentacji medycznej, numeru PESEL ani danych, które nie są wyraźnie wymagane. Administrator stosuje zasadę minimalizacji.
3. Cele i podstawy prawne
W przypadku uzasadnionego interesu Administrator ocenia niezbędność i równowagę interesów. Osoba może wnieść sprzeciw z przyczyn związanych z jej szczególną sytuacją.
4. Informacje o zdrowiu i bezpieczeństwie
Informacje o alergiach, ograniczeniach ruchowych, przeciwwskazaniach lub potrzebach zdrowotnych mogą stanowić szczególną kategorię danych. Są zbierane wyłącznie w minimalnym zakresie i na podstawie wyraźnej, odrębnej zgody uczestnika (art. 9 ust. 2 lit. a RODO), aby właściwie przygotować wydarzenie. Cofnięcie zgody może ograniczyć możliwość zapewnienia określonych udogodnień lub bezpiecznego udziału w części aktywności.
Camp ma charakter edukacyjny i rozwojowy. Przekazane dane nie tworzą dokumentacji medycznej i nie zastępują konsultacji lekarskiej. W nagłym przypadku dane mogą zostać wykorzystane w zakresie koniecznym do ochrony żywotnych interesów osoby, gdy nie jest ona zdolna do wyrażenia zgody.
5. Zdjęcia, nagrania i wizerunek uczestnika
5.1. Zasady ogólne
Podczas campu mogą być wykonywane zdjęcia i nagrania. Rozpoznawalny wizerunek uczestnika będzie wykorzystywany przez dr. Marcina Grzebyka działającego pod marką OrangeMedica wyłącznie po uzyskaniu uprzedniej, dobrowolnej i możliwej do wykazania zgody, chyba że uczestnik stanowi jedynie szczegół większej całości, takiej jak krajobraz, zgromadzenie lub publiczna impreza, i spełnione są ustawowe warunki wyjątku. Sam udział, zakup oferty lub akceptacja Polityki nie oznaczają zgody na publikację rozpoznawalnego wizerunku.
5.2. Zakres możliwej zgody
Osobny formularz zgody może obejmować utrwalanie oraz nieodpłatne rozpowszechnianie zdjęć, nagrań audiowizualnych i wypowiedzi w celu dokumentowania i promocji LongeCamp oraz OrangeMedica, w szczególności na stronach internetowych, w mediach społecznościowych Administratora, materiałach informacyjnych, prezentacjach, relacjach i reklamach internetowych. Zgoda powinna wskazywać wybrane kanały, cel, okres oraz możliwość oznaczenia imieniem.
Materiał może zostać technicznie dostosowany, m.in. skadrowany, skrócony, opatrzony napisami, logo lub zestawiony z innymi ujęciami, bez przedstawiania uczestnika w sposób naruszający godność, dobre imię lub uzasadnione interesy. Dostawcy techniczni mogą korzystać z materiałów wyłącznie w celu ich obsługi lub publikacji na rzecz Administratora.
5.3. Brak zgody i cofnięcie
Odmowa zgody nie wpływa na możliwość zakupu ani udziału. Organizator powinien zapewnić praktyczny sposób oznaczenia osób, które nie chcą znaleźć się na rozpoznawalnych ujęciach.
Zgodę można cofnąć w dowolnym momencie. Cofnięcie nie wpływa na zgodność z prawem wcześniejszego wykorzystania. Administrator zaprzestanie nowych publikacji i usunie materiał z własnych kanałów w rozsądnym terminie, o ile nie istnieje inna podstawa prawna. Nie może zagwarantować usunięcia kopii wcześniej zgodnie z prawem pobranych, udostępnionych lub zarchiwizowanych przez niezależnych użytkowników internetu.
6. Odbiorcy danych i transfery poza EOG
Dane mogą otrzymać wyłącznie podmioty potrzebne do realizacji zadania: dostawcy hostingu i utrzymania strony, poczty i formularza, operator płatności Stripe, księgowość, obsługa prawna, dostawcy IT, fotograf lub montażysta, obiekty noclegowe i lokalni partnerzy organizacyjni — tylko w niezbędnym zakresie — oraz uprawnione organy publiczne.
Dostawcy płatniczy, chmurowi lub komunikacyjni mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. Administrator wymaga wtedy właściwego mechanizmu transferu, np. decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony albo standardowych klauzul umownych, i dodatkowych zabezpieczeń, gdy są wymagane.
7. Okresy przechowywania
- zapytania bez rezerwacji — co do zasady do 12 miesięcy od zakończenia korespondencji;
- dane umowy i uczestnictwa — przez czas realizacji, a następnie do upływu właściwego terminu przedawnienia roszczeń;
- dokumenty księgowe i podatkowe — przez okres ustawowy, co do zasady 5 lat od końca właściwego roku rozliczeniowego;
- minimalne informacje o zdrowiu — do zakończenia wydarzenia i rozliczenia incydentów, następnie usuwane lub anonimizowane;
- materiały z wizerunkiem — przez okres wskazany w zgodzie, nie dłużej niż 5 lat od jej udzielenia, chyba że zgoda zostanie wcześniej cofnięta;
- dowód zgody lub jej cofnięcia — przez czas potrzebny do wykazania zgodności i obrony roszczeń;
- logi techniczne i bezpieczeństwa — co do zasady do 12 miesięcy.
Po upływie właściwego okresu dane są usuwane lub anonimizowane, chyba że prawo wymaga dalszego przechowywania.
8. Prawa osoby
Na zasadach RODO przysługuje prawo dostępu i kopii danych, sprostowania, usunięcia, ograniczenia, przenoszenia, sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie oraz cofnięcia zgody w dowolnym momencie.
Wniosek można przesłać Administratorowi. Dla ochrony danych może on poprosić o potwierdzenie tożsamości. Wniosek zostanie rozpatrzony bez zbędnej zwłoki, co do zasady w ciągu miesiąca. Niektóre prawa podlegają ograniczeniom, np. usunięcie nie obejmuje danych przechowywanych z obowiązku prawnego lub dla obrony roszczeń.
Można także wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
9. Dobrowolność danych i profilowanie
Podanie danych w formularzu jest dobrowolne, lecz bez danych kontaktowych nie można odpowiedzieć. Dane wymagane przy rezerwacji są konieczne do wykonania umowy lub wystawienia dokumentu księgowego. Zgoda na wizerunek, marketing oraz informacje o zdrowiu jest dobrowolna i odrębna.
Administrator nie podejmuje decyzji wywołujących skutki prawne wyłącznie automatycznie i nie profiluje użytkowników, chyba że przed uruchomieniem procesu przekaże osobną informację.
10. Bezpieczeństwo danych
Administrator stosuje środki adekwatne do ryzyka, w szczególności ograniczenia dostępowe, minimalne uprawnienia, kopie bezpieczeństwa, aktualizacje, ochronę kont i urządzeń oraz umowy z podmiotami przetwarzającymi. Dostęp do danych o zdrowiu i nieopublikowanych materiałów wizerunkowych mają tylko osoby, które potrzebują ich do obowiązków.
Żadna transmisja internetowa nie gwarantuje całkowitego bezpieczeństwa. W razie naruszenia Administrator ocenia ryzyko i realizuje obowiązki notyfikacyjne wynikające z RODO.
11. Cookies i usługi zewnętrzne
Informacje o technologiach zapisu zawiera Polityka cookies. Kliknięcie płatności prowadzi do Stripe, który informuje o swoim przetwarzaniu we własnej polityce. Formularz może być obsługiwany przez zewnętrznego dostawcę wskazanego przez Administratora.
12. Kontakt, źródła danych i zmiany
Dane pozyskujemy przede wszystkim bezpośrednio od osoby. Możemy też otrzymać podstawowe dane od osoby rezerwującej udział dla innego uczestnika; przekazujący powinien poinformować go o tej Polityce.
Pytania i żądania: info@longecamp.pl. Polityka może być aktualizowana przy zmianie usług, dostawców lub prawa. Nowa wersja zostanie opublikowana z datą obowiązywania.